12 Tips Mengelola Email Secara Efektif

Jaman sekarang yang namanya email sudah bukan barang baru lagi. Saya inget 15 tahun yang lalu, pas jamannya internet baru booming, jamannya saya tergila-gila dengan IRC dan ICQ (ah kenangan manis... :p), punya akun email bisa dibilang "barang mewah". Orang masih banyak yang mengutamakan kertas surat dibanding berkirim surat elektronik. Free email juga masih bisa dihitung pake jari. Dulu saya pernah ngasih alamat email saya menggunakan "Hotmail", temen saya malah ngetawain. Dipikirnya saya yang bikin nama sendiri dan ngaku-ngaku kalo mail saya "HOT"... halahh....! ;p


Tapi coba deh lihat sekarang. Pesat sekali kemajuan teknologi dalam waktu satu dekade. Email sudah menjadi kebutuhan. Tapi walau email bertujuan menjalin kelancaran komunikasi, rasanya saya malah merasa kebalikannya. Kadang email justru bisa membunuh produktivitas kita. Ga percaya? Contohnya: Sering gak Anda secara gak sadar bolak balik ngecek inbox padahal Anda sudah mengeceknya 5 menit yang lalu? Atau, apakah Anda sering menghabiskan waktu merapikan isi email Anda, menyortir, men-delete, menyimpan email yang Anda suka/penting? Apakah Anda menghabiskan waktu seharian dengan mengetik, membalas email daripada mengerjakan hal lain yang lebih penting?
 

Kalo Anda menjawab "Ya" pada salah satu pertanyaan diatas, Anda tidak sendirian. Saya juga gitu kok. Dengan pekerjaan saya yang memang sangat bergantung dengan internet, memiliki ratusan downlines dan mengelola milis sendiri, bisa dibilang waktu saya habis bis biss berkutat dengan email-email yang mengalir masuk tiada henti. Sebelumnya, setiap kali saya kelar membersihkan email, saya langsung berpuas diri. Tadinya saya pikir semakin banyak email yang saya proses, semakin produktif. Ternyata gak juga tuh, saya segera tersadar bahwa itu hanya produktivitas semu. Banyak pekerjaan lain yang jadi terbengkalai. Seharusnya saya lebih fokus mengerjakan hal-hal yang lebih penting dibanding me-reply setiap email yang masuk, seperti menulis artikel untuk blog, mengecek Activity Report downlines saya, menyusun strategi untuk mencapai goal-goal dalam hidup saya. Lagian juga kebanyakan sih, saya cuma melamun mengklik inbox saya tanpa tujuan karena sedikit frustrasi liat segitu banyaknya email numpuk hehehe....

Akhirnya setelah sibuk browsing di internet dan baca buku tentang management, saya mendapatkan beberapa tips bagaimana mengelola email secara efektif. Semoga tips yang saya gunakan ini bisa membantu Anda juga :)


Untuk langkah awal sebaiknya kita beresin dulu inbox Anda yang acak-acakan, ya. Ini akan memakan waktu lama mungkin sekitar 15 menit sampai sejam (kalo email Anda ribuan). Jadi lebih baik kerjakan ini waktu luang seperti akhir pekan misalnya. Tapi ini hanya awalnya aja kok, nanti kalo email Anda sudah terstruktur, mengelola email gak akan jadi beban lagi :).

1. Kadang kala Anda lebih baik mulai lagi dengan sistem baru. 

Sebagai contoh, kalo Anda memiliki jumlah email yang banyak dan berlebihan -- katakanlah 2000 email dalam inbox -- arsipkan email tersebut ke dalam folder yang dinamai dengan tanggal sebelum Anda memulai sistem baru (misalnya "pra 10 Feb 2011"). Lalu mulai dengan inbox kosong dan sistem baru. Cara ini bisa jadi lebih efisien daripada musti ribet memisahkan informasi lama dan baru.


2. Buat beberapa folder yang diberi nama sesuai dengan tahunnya. 

Di Gmail saya memiliki folder yang dinamai "Archives 2010". Jadi semua email yang saya terima selama tahun 2010, yang sudah kadaluarsa dan tak bisa dikategorikan tapi tetep harus disimpan, saya arsipkan disitu. Begitu juga tahun 2011, saya membuat folder "Archives 2011".


3. Tandai dengan bendera (atau bintang, kalo Gmail) setiap email yang penting dan sering dibaca.

4. Buat struktur yang teratur untuk email-email Anda.

Bagi saya membuat folder dalam email adalah keharusan. 

Pertama, buat sistem nama yang relevan dengan pekerjaan-pekerjaan Anda. Misalnya kalo prioritas Anda sekarang adalah (1) Travel (2) Keuangan, maka buatlah dua folder dengan nama itu. 

Kedua, buat struktur bertingkat di dalam folder tersebut. Folder Level Pertama adalah untuk kategori besar, dan Level Kedua adalah untuk sub kategori, dan seterusnya. Contoh nih, saya punya folder "d'BC Network" untuk Level Pertama. Di dalam folder "d'BC Network", saya membuat beberapa folder sub kategori (Level Kedua) yaitu: "Milis Berkarir Dari Rumah", "Prospek", "Pending Member", "Uplines", "Downlines", dsb... Kalau perlu, saya juga membuat folder Level Ketiga sebagai bagian dari folder Level Kedua. Paham kan? Kebetulan kalo Anda pengguna Gmail seperti saya, ada fitur khusus untuk mengatur tingkatan folder-folder tersebut (Settings > Labs > Nested Labels).


5. Buat folder "Balas Email Ini Pada Hari XXX"
Arsipkan semua email yang harus dibalas dalam folder "Balas Email Ini Pada Hari XXX", dimana XXX adalah nama hari dalam seminggu. Saya menyisihkan 3 hari dalam seminggu untuk membalas email yaitu: Senin, Rabu, Jumat -- kecuali email-nya urgent ya. Dengan begitu saya gak merasa terpaksa harus membalas email saat itu juga. Biasanya saya membaca, memahami isi email tersebut, lalu mencari solusi untuk masalah/jawaban yang tepat, hingga saatnya saya harus me-reply.


6. Biasakan memproses email Anda dua kali sehari.

Sejak pake Blackberry, menerima email menjadi real-time. Bb saya seharian bisa bunyi ratusan kali. Kebayang gak kalo saya harus memproses itu semua disaat-saat saya harus menyetir, bertemu dengan customer, waktu duduk mendengarkan seminar, ambil rapor anak saya, atau bahkan disaat kepingin rileks. Bisa gila kali ya? hihi...;p

Jadi walaupun akhirnya saya ngecek bb beberapa kali karena sekedar ingin tau (just in case memang ada urgent mail), saya jarang me-reply saat itu juga. Saya hanya membalasnya dua kali sehari, waktu yang ideal bagi saya adalah sore dan malam hari, karena pagi biasanya saya sibuk dengan urusan rumah tangga.

Tapi Anda bebas mengatur kapan waktu ideal tersebut. Jika Anda gak selesai membalas semua email dalam waktu yang ditentukan, masukin email-email tersebut ke dalam folder "Balas Email Ini Pada Hari XXX" (#5).

Percaya deh, walaupun ada email yang urgent sekalipun gak perlu kita balas saat itu juga kok. Karena kalo memang pentiiiing banget, yang ngirim email akan mencari segala cara untuk bisa menghubungi kita langsung. Jadi jangan takut dunia akan berakhir kalo kita gak balas email tersebut. 


7. Buat template email balasan untuk sebagian besar email yang berisi sama.

Dalam pekerjaan saya, saya sering menerima email yang isinya mirip, sehingga saya membuat kategori masing-masing, sebagai contoh: (1) email untuk prospek, (2) email untuk pending member, (3) untuk member baru, dan lain-lain. Saya menulis email tersebut sebelumnya (saya taro di folder draft) lalu saya ubah-ubah sedikit sesuai kebutuhan. Langkah ini menghemat banyaaak sekali waktu dalam hidup saya dibanding harus mengetik dari awal.


8. Gunakan fitur Filter otomatis.

Filter adalah fitur email yang membantu Anda menyortir email secara otomatis. Ada dua hal mendasar dalam cara kerja sebuah filter: Pertama, istilah/kata yang dicari. Kedua, tindakan apa yang akan dikerjakan apabila istilah/kata tersebut cocok. Sekarang ini saya punya 18 buah filter berbeda yang saya set untuk alamat email yang berbeda berdasarkan, subject, body text, dan kategori spam. Tergantung apa yang mau saya filter, nantinya email-email tersebut akan secara otomatis tersortir ke folder-folder yang telah saya buat. Hal ini benar-benar meringankan pekerjaan saya sehari-hari.


9. Sisihkan waktu HANYA 1 menit membalas sebuah email.

Kalo Anda bisa membalas email yang datang dalam semenit, segera balas dan simpan dalam folder. Jangan dibiarkan "berlumut" di inbox ;p. Pastikan email tersebut bisa dibalas hanya dalam waktu semenit. Aturan ini membantu saya untuk menyelesaikan banyak email dalam waktu singkat.


10. Setiap email yang menuntut respon harus tetap pada inbox. 

Apabila Anda tidak dapat menyelesaikan email-email tersebut dalam waktu yang ditentukan, segera kirim ke dalam folder "Balas Email Ini Pada Hari XXX" (#5).


11. Tidak perlu membaca semua email yang masuk.
Bila Anda subscribe ke beberapa milis atau newsletter, atur filter Anda agar email-email tersebut otomatis masuk ke folder yang telah disiapkan tanpa memenuhi inbox Anda lagi (#8). Di kala senggang, Anda bisa membaca email tersebut sesuai kebutuhan. 


12. Unsubscribe dari newsletter dan milis yang tidak pernah Anda baca.

Jika Anda berulang kali men-delete email yang datang dari newsletter/blog/milis langganan Anda, kemungkinan besar itu adalah tanda bahwa Anda perlu unsubscribe sekarang juga.



Bagaimana dengan Anda? Apakah salah satu tips ini pernah Anda praktekkan? Atau Anda punya tips yang lebih jitu? Silahkan share disini ya...! :) Selamat mencoba...!